El lenguaje en los Informes, aspecto fundamental a tener en cuenta

Es usual que, durante los meses de Enero-Febrero se realicen numerosos documentos para reflejar aquellos cambios que se han realizado en el año anterior; multitud de informes, reports,  análisis, estadísticas, etc. En definitiva, ¡un resumen!

A la hora de realizar un examen de conciencia y analizar el cierre del año, los departamentos de la mayoría de empresas echan mano de la elaboración de informes donde se puede reflejar qué mejoras se han acometido en el departamento y cómo esto influye de manera positiva al crecimiento de la empresa, “justificando”, de esta forma, el trabajo realizado. Para esto es muy importante tener algunos de los siguientes puntos muy en cuenta: El público objetivo (lo trataré en este post) y el modo en el cual los interesados obtendrán la información (lo trataré en la siguiente publicación).

¿A quién va dirigido el informe?

•  Jefe

Utiliza un lenguaje correcto. Ten en cuenta que vas a presentar un informe a tu jefe, por lo lo que; tanto sea un familiar, un amigo o simplemente un “compañero” de trabajo, adapta tu forma de expresarte.

También es importante saber el nivel jerárquico de este jefe al que quieres remitir el informe. No es lo mismo dirigirse a tu jefe directo que a aquél que está 2 peldaños por encima. Cuanto más subamos en la organización, más tendremos que cuidar los detalles.

No obstante, yo por norma general no aconsejo enviar un informe a un superior pasando por encima de tu propio jefe. Y, de hacerlo… pon siempre en copia a tu superior, de lo contrario puede sentirse molesto (y con razón).

• Empleados

 En este caso, al contrario del anterior, debes de utilizar un lenguaje más cercano. Debes de captar la atención de “tus” empleados y hacerles ver lo que realmente quieres reflejar (aumento de ventas, aumento de satisfacción de los clientes, disminución de desperdicios, disminución de accidentes laborales, etc.).

No debes de acabar el informe de tal forma que no hayan entendido el propósito del mismo (aceptando que siempre va a haber un porcentaje que no acabe de entender el mensaje porque tenga alguna dificultad o simplemente porque ni siquiera le interese lo que le estás contando). Yo aconsejo que, una vez elaborado el informe, lo dejes “reposar” un par de días, vuelve a leerlo y modifica lo que no te acabe de encajar.

• Clientes

¡Cuidado! Tienes que tener muy clara la posición que tu empresa quiere tener, y conservarla hacia los clientes. ¿Se quiere una posición distante?, ¿Cercana?, ¿Divertida? ¿Seria?, ¿Cercana pero seria?

El cliente no puede tener mensajes opuestos o contradictorios entre unas comunicaciones y otras. Si se presentan normalmente campañas de correo electrónico en clave de humor, no puedes elaborar un informe serio, técnico y frío, y esperar a que lo encaje o le resulte atractivo.

Se fiel  al estilo que tu empresa utiliza para contactar con los clientes y no tendrás problema en hacer llegar tu información a todos ellos.

• Compañeros de otros departamentos
• Este tipo de comunicación interna es más típica en las organizaciones con una estructura ya bastante definida.
  En este caso debemos de ser concisos, cercanos y no emplear tecnicismos. Y sobre todo, comunica sólo cosas interesantes. Filtra aquellos detalles más técnicos que, aunque son muy buenos y ha podido significar lograr un objetivo importante para tu departamento o equipo, a otro puede que no le interese. Selecciona aquellos asuntos en los cuales el resto de departamentos puedan ver también un beneficio aplicable.
• • Proveedores
  Normalmente este tipo de informe lo suele dar el departamento de compras, o aprovisionamiento, con los principales proveedores estratégicos de una compañía. Es usual que este informe lo elabore y envíe de forma directa la persona que está más en contacto con dicho proveedor.
  Lo más importante en este tipo de informe es ser muy realista. A lo largo del comunicado debemos de marcar las cosas buenas, los  aspectos a mejorar y acabar con un mensaje positivo. De esta forma el proveedor verá que el cliente está satisfecho, pero que hay cosas que matizar. Habrá veces que no tengamos nada bueno que decir de un proveedor y, en ese caso… más vale dejar las cosas claras y emplear el tiempo de elaboración del informe en la búsqueda de nuevos aliados.
  • Otras partes “interesadas”
  Es más normal en empresas grandes, donde su actividad es más pública y más conocida. En estos casos, la empresa está más expuesta y puede llegar a sufrir las incesantes investigaciones de grupos de interés como ONGs, asociaciones, lobbies (para esto hay que tener una empresa realmente influyente), etc.
  Todas estas organizaciones contactarán con las empresas cuando tengan indicios de que algo están haciendo mal. Además todas ellas cuentan con un grupo de abogados que no se lo pensarán dos veces para sacar a la luz cualquier trapo sucio. Por eso, yo recomiendo que para elaborar este tipo de informe, se utilice siempre un lenguaje técnico, distante y conciso pero abierto. De tal forma que no sea fácil de entender, y que se  conteste a lo que preguntan pero sin dar demasiada información. De esta forma lo que ganarás, en el peor de los casos, será tiempo de reacción.
  No obstante, no os que estas organizaciones contacten con vosotros para que le presentéis ningún tipo de informe.
  En resumen, teniendo claro el “público objetivo” tenemos que cuidar la comunicación de nuestros informes, análisis o conclusiones. Cuida las formas, el lenguaje y la presentación. ¡¡Ante todo!!: Revisa, actualiza, Revisa (¡sí! vuelve a revisar) y Publica.

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